Os erros cometidos por quem não utiliza a Gestão do Conhecimento como um dos drivers da gestão organizacional

Por Raquel Balceiro, D.Sc.

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Parece bastante óbvio para muitos a adoção de práticas de Gestão do Conhecimento (GC) como um dos drivers da gestão organizacional. No entanto, ainda há quem pense que Gestão do Conhecimento é uma perda de tempo, desconsiderando todo o tempo que é perdido em inúmeras situações nas quais um processo estruturado e sistemático de Gestão do Conhecimento poderia ser extremamente útil ao planejamento, à gestão e à operação organizacional.

Nestes quase 25 anos com os quais eu trabalho com Gestão do Conhecimento, ouvi de muitos colegas que “o processo dava muito trabalho e que eles não tinham tempo para isso”, que “eles não sabiam muito bem o que ganhariam com isso” ou “que não seriam reconhecidos mesmo por esse trabalho”. Certamente, se a Alta Administração ou Liderança da empresa não valorizam o processo, o desdobramento para os demais níveis da organização não ocorrerá adequadamente. Ao mesmo tempo, ainda que a Liderança comunique que valoriza o processo, se a cultura instaurada for uma cultura de insegurança, num contexto de escassez de recursos e competição intensa entre os funcionários, a Gestão do Conhecimento não prosperará, pois não existe semente fértil que sobreviva a uma terra arrasada.

Na fase de planejamento, seja estratégico ou tático, a Gestão do Conhecimento pode ser utilizada para suportar a identificação, coleta, arquivamento e análise de dados e informações que sejam úteis a formulação de iniciativas e estratégias para os anos subsequentes. É ela que auxilia na definição da base instalada de conhecimentos e dos conhecimentos necessários à consecução de uma determinada estratégia de negócio.

Como dito por Carla O’Dell, da APQC, em geral, “as empresas não sabem o que sabem, não conseguem fazer bom uso do que sabem e não sabem cuidar do que sabem”. Por essa razão, é tão importante ter um domínio sobre a atual base de conhecimentos antes de escolher um novo caminho a seguir.

A definição da Gestão do Conhecimento nos dá uma pista de outros erros que podem ser cometidos nos níveis tático e operacional. Gerir o conhecimento é aplicar uma abordagem sistemática de facilitação das informações e dos conhecimentos de modo que eles fluam para:

• as pessoas e times certos,
• no tempo certo,
• no formato correto ou apropriado,
• com custo adequado.

O objetivo é permitir que colaboradores atuem de forma mais eficiente e efetiva na criação e sustentação de valor.

Alguns erros cometidos são:

1. Empregados com alta capacitação recebem investimentos elevados em treinamento e desenvolvimento, mas a empresa não cobra a aplicação do conhecimento nos processos do negócio;
2. Empregados aprendem muito num dado projeto, mas o conhecimento obtido não é compartilhado com os demais colegas, nem é sequer registrado nas bases de Lições Aprendidas e Boas Práticas da organização;
3. Existência de muitos especialistas, que são desconhecidos pelo staff, ou sequer onde eles podem ser encontrados, ou designação de pessoas sem o perfil de especialista por uma mera questão de política interna;
4. Todas as informações estão bem documentadas, mas não existe a preocupação em como elas podem ser recuperadas e acessadas facilmente, ou seja, não há nenhum tipo de preocupação com a taxonomia ou categorização das informações;
5. A melhor maneira de fazer é adotada (Benchmark), mas este status muda em poucos anos, graças a atuação de empresas concorrentes, e não se consegue acompanhar o ritmo da mudança, ficando para trás rapidamente;
6. A organização não dá espaço aos empregados para que eles desenvolvam projetos ou competências que os permitam mudar a área de atuação, desperdiçando a oportunidade de contar com pessoas mais felizes no desempenho de novas funções;
7. Os empregados designados para executar uma determinada tarefa que se repete ao longo dos anos vão sendo substituídos, sem que, antes disso, haja uma reunião de passagem de trabalho por aqueles que a executavam nos anos anteriores (passagem de bastão), nem indicação prévia das lições aprendidas, o que pode legar aos novos encarregados a difícil missão de repetir erros já cometidos anteriormente;
8. Novos empregados levam muito tempo para concluir o processo de adaptação à nova organização, seus sistemas, cultura e rotinas, por não haver uma preparação prévia desta ambientação, nem a designação de tutores que possam acompanhá-los no primeiro ano de atuação;
9. Perda de oportunidades de melhoria dos processos da organização, à medida que os gargalos não são observados, as necessidades de informação não são identificadas, nem os problemas de interlocução mapeados;
10. Perda de eficiência entre times, à medida que não são diagnosticadas as lideranças informais e suas influências na adoção ou não das práticas propostas pelo núcleo corporativo;
11. Não identificação de potenciais mentores, o que faz com que o desenvolvimento de empregados em áreas críticas possa levar muito mais tempo do que se estivessem desenvolvendo projetos orientados por esses profissionais;
12. Solicitação do mesmo trabalho à times diferentes, em função da existência de silos de conhecimento dentro da organização;
13. Ausência de uma estratégia de mitigação de riscos, já que não se sabe quais são os conhecimentos estratégicos e críticos para aquela organização;
14. Inexistência de roteiros que ajudem na execução de atividades rotineiras, facilitando o trabalho das equipes e a redução de custos e tempo para a preparação das entregas;
15. Processo de seleção ineficaz, à medida que não se conhece a fundo quais são as expertises requeridas para o negócio;
16. Impossibilidade de auferir ganhos financeiros maiores, já que inovações e novas ideias que possam gerar valor para o negócio não são estimuladas;
17. Não disponibilização de tecnologias de comunicação e informação que permitam que o processo de Gestão do Conhecimento ocorra de modo eficiente em sua totalidade (identificação — coleta — revisão — compartilhamento — acesso — uso — criação);
18. Inexistência de iniciativas claras de comunicação, reconhecimento e incentivo para fomentar a disseminação e o compartilhamento de conhecimentos entre profissionais e equipes.

Já dizia Robert Noyce, chefe de Estado Americano e Empresário e fundador da Intel:

Conhecimento é poder. Conhecimento compartilhado é poder multiplicado.

Estabelecer uma estratégia de conhecimento alinhada à estratégia de negócio pode ser fundamental para definir a posição da organização relativamente a seu ambiente e aproximar a organização de seus objetivos de longo prazo.

Da próxima vez que a sua organização for iniciar uma etapa de revisão do planejamento, pense em como embutir a Gestão do Conhecimento no dia a dia das equipes e observe os ganhos em curto e longo prazos.

REFERÊNCIAS

BALCEIRO, Raquel; MACEDO, Rachel. Curso “Construindo a Estratégia de Conhecimento Organizacional”, na SBGC, abri, 2017.

O’DELL, Carla; GRAYSON JR., C. Jackson. “If only we knew what we know”. Free Press Ed., 2011.